La fatturazione elettronica è stata introdotta ufficialmente in Italia con la Legge Finanziaria del 2008, dopodiché è stato previsto l’obbligo sempre più diffuso per un numero sempre maggiore di contribuenti.
Dal 6 giugno 2014 è stato necessario l’utilizzo delle fatture digitali verso le pubbliche amministrazioni centrali, mentre dal 31 marzo 2015 anche verso quelle locali, di fatto estendendo la fatturazione elettronica a tutta la PA.
Dal 1° gennaio 2019 l’obbligo ha interessato anche i contribuenti privati, tra cui partita IVA e consumatori finali, ma con alcune eccezioni che hanno riguardato ad esempio i lavoratori autonomi in regime forfettario. Per questi ultimi l’adozione della fattura digitale è arrivata dal 1° luglio 2022, ma solo per i forfettari che avevano superato i 25 mila euro di ricavi o compensi nel 2021.
Per tutti gli altri contribuenti l’obbligo della fatturazione elettronica scatterà definitivamente dal 1° gennaio 2024, quando le fatture in formato digitale dovranno essere utilizzate da ogni azienda e professionista titolare di partita IVA. Si tratta di un’innovazione importante, per migliorare i rapporti fiscali tra i contribuenti e il Fisco, far emergere il sommerso e agevolare gli adempimenti fiscali.
Come funziona la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica è un processo legato all’emissione, invio, ricezione e conservazione dei documenti di fattura in formato digitale, che rispetta i princìpi di dematerializzazione, integrazione e collaborazione.
Il percorso è standardizzato dal Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, che riceve le fatture elettroniche in formato XML e ne certifica la correttezza attraverso l’invio di apposite ricevute di recapito o di segnalazioni in caso di anomalie.
Le fatture elettroniche si possono gestire tramite un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), l’applicazione gratuita dell’Agenzia delle Entrate oppure un software abilitato con lo SdI.
Molte imprese e professionisti preferiscono quest’ultima opzione, utilizzando programmi per compilare la fattura elettronica come TS Digital Invoice. Si tratta della piattaforma di TeamSystem che permette di emettere, trasmettere e conservare in modo conforme le fatture in modalità digitale in maniera semplice, efficiente e sicura.
Una volta che la fattura elettronica viene compilata va trasmessa al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, che effettua una serie di controlli sui documenti fiscali inviati. Si tratta ad esempio della verifica della partita IVA del fornitore e quella del cliente, compreso il codice fiscale in caso di contribuente esente dall’obbligo di partita IVA, oppure il controllo della presenza di tutti i dati obbligatori ai fini fiscali, incluso l’indirizzo telematico di posta elettronica certificata al quale recapitare la fattura al cliente.
Dopo aver realizzato tutte le verifiche lo SdI trasmette la fattura elettronica al destinatario, ovvero all’indirizzo telematico o al web service indicati nel documento. Per legge, chi riceve la fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente per almeno 10 anni, un processo regolamentato dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Questa operazione deve rispettare specifici requisiti, tuttavia usando un software per la fattura elettronica è possibile usufruire di questo servizio incluso per semplificare la conservazione a norma di legge dei documenti fiscali.
Come conservare le fatture elettroniche a norma di legge
La maggior parte delle aziende e dei professionisti si affida a fornitori specializzati per la conservazione delle fatture elettroniche, in quanto affinché questo processo sia conforme alla normativa di legge richiede una serie di requisiti particolarmente complessi.
Innanzitutto, i documenti informatici devono essere dotati della firma digitale, un metodo di identificazione informatica che garantisce sicurezza, immodificabilità, integrità e qualità.
In secondo luogo è necessario un riferimento temporale associato alla firma digitale, quindi bisogna generare un’informazione certificata da un’autorità riconosciuta e abilitata che attesti la data e l’ora del documento di fattura elettronica da conservare.
Bisogna anche individuare un responsabile della conservazione delle fatture elettroniche all’interno di imprese e pubbliche amministrazioni, a cui spetta il compito di garantire la salvaguardia dei documenti informatici archiviati e redigere un manuale di conservazione che definisca i requisiti e le caratteristiche adottate.
Le fatture elettroniche memorizzate devono anche essere indicizzate, abbinando ogni documento informatico a una serie di dati come il nome e cognome, la denominazione sociale, la partita IVA o il codice fiscale.
Usualmente questo processo è realizzato da operatori privati certificati, altrimenti è disponibile anche un servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, ma risulta meno smart rispetto a quello offerto da provider specializzati che consentono di integrare questa funzionalità al gestionale per la fatturazione elettronica.
Le fatture elettroniche devono inoltre essere conservate per un periodo minimo di 10 anni, presentando le informazioni richieste in caso di controlli e accertamenti da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Bisogna quindi proteggere questi documenti informatici da una serie di eventualità, come attacchi hacker, incidenti ai server aziendali e malfunzionamenti dei sistemi usati per la conservazione delle fatture elettroniche. Per questo è fondamentale scegliere una soluzione sicura, in grado di garantire sempre l’accessibilità ai documenti informatici ed evitare sanzioni che possono arrivare ad oltre 7 mila euro.